Собрали финансы в одной системе и уменьшили рутину на 90% — история агентства

В рекламном агентстве важно видеть финансы по каждому проекту, иначе невозможно понять, где компания зарабатывает, а где теряет деньги. Но когда учет ведут в таблицах, данные быстро теряют точность, а разбор каждой цифры превращается в отдельную задачу. Это вызывает постоянное напряжение и недоверие к отчетам. В кейсе рассказываем, как команда справилась с этой проблемой и навела порядок в финансах.

Когда Павел пришел на должность финансового директора в рекламное агентство, он быстро обнаружил проблему: весь финансовый учет велся в Excel. На старте бизнеса таблицы справлялись, но с ростом числа проектов и клиентов такой подход становился неудобным и ненадежным.

Съехавшие столбцы, случайно стертые данные, медленная загрузка файлов — все это создавало постоянные трудности. Контролировать финансовые потоки по проектам в таких условиях было практически невозможно. Павел понял, что единственный способ наладить учет — автоматизация.

В этом кейсе рассмотрим как изменить подход к управлению финансами, внедрить Аспро.Финансы и сократить рутину на 90%.

С чего все начиналось: как в агентстве вели финучет раньше

До прихода Павла финансовый учет велся исключительно в Excel и Google-таблицах. После знакомства с текущими процессами он отметил несколько ключевых проблем:

• Нет отчета о прибылях и убытках. Руководитель не видел реальную прибыль и рентабельность компании. Решения принимались на основе интуиции, без данных.
• Отсутствие детализации по операциям. Таблицы показывали только общие суммы по статьям, но не указывали источники и конкретные работы, за которые приходила выручка.
• Нет учета НДС. Компания работала через разные юрлица с разными налоговыми режимами. Ошибки в учете приводили к переплатам и риску штрафов от ФНС.
• Большие временные затраты. Каждый отдел готовил отдельный отчет, затем данные сводили вручную. Это отнимало много времени и сил.
• Частые ошибки в расчетах. Лишняя запятая, пробел или неверная формула делали учет недостоверным и не позволяли использовать данные для анализа.

Финансовый учет в таких условиях был непродуктивным. Данные собирались, но их анализ был затруднен. Павел решил перейти на специализированную систему, которая объединит всю информацию и упростит процессы.

Поиск подходящей системы: выбор из десятков сервисов

Павел взялся за поиск системы самостоятельно.

Какая стояла задача. Агентство работает проектно: деньги должны учитываться по каждому клиенту и маркетинговой кампании. Также требовалась комплексная аналитика по направлениям работы, юрлицам и контрагентам.

Из чего выбирали. Павел имел опыт работы с разными сервисами финансового учета. Большинство хорошо справлялось с базовыми задачами, но для агентства был нужен модуль для проектного учета.

Почему выбор пал на Аспро.Финансы. Павел изучил возможности сервиса и отзывы. Система предоставляла весь необходимый функционал: проектное бюджетирование, интеграцию инструментов, учет без сторонних программ и объединение старых таблиц. Павел убедил руководство: внедрение займет мало времени, а выгода быстро окупит затраты.

Ожидания команды подтвердились. Дальше расскажем, какие инструменты Павел настроил.

Час на финучет вместо целого дня: что изменилось с внедрением Аспро.Финансы

Павел сам занимался внедрением и настройкой. Уже после тестирования система дала ощутимые результаты.

Нет перерасходов по проектам

Что было. Для каждого проекта велся отдельный учет: плановые и фактические доходы и расходы. Основные трудности:

• расчет прибыли проводили менеджеры проектов, а не финансисты;
• данные поступали с задержкой, перерасход фиксировался слишком поздно;
• форматы таблиц различались, сведение отчетов было трудоемким.

Как стало с Аспро.Финансы.

• все денежные операции автоматически попадают в карточку проекта;
• интеграция с банками исключает ручной ввод;
• система сравнивает план и факт, отклонения видны сразу;
• данные автоматически отображаются во всех отчетах ПиУ и ДДС.

Команда перестала тратить время на сведение таблиц, освободившееся время ушло на анализ и принятие решений.

Деньги каждого клиента под контролем

Что было. Один клиент мог иметь несколько проектов, над которыми работали разные подразделения. Отчеты сводились по-разному, анализ занимал много времени.

Как стало с Аспро.Финансы.

• проекты объединяются в портфели;
• видны рентабельность, баланс, поступления и расходы;
• фильтры и поиск позволяют быстро анализировать любую финансовую информацию.

Теперь легче видеть, какие клиенты приносят доход, а где есть возможность улучшить показатели.

Оплата счетов без просрочек

Что было. Платежи учитывались в системе управления проектами: создавались задачи, которые бухгалтер закрывал вручную. Часто возникали просрочки, штрафы и репутационные потери.

Что стало с Аспро.Финансы.

• платежи создаются в два клика в календаре;
• бухгалтер сразу видит, что нужно оплатить;
• после проведения платежа операция отмечается как выполненная.

Результат: меньше просрочек, экономия времени и исчезновение кассовых разрывов.

Большой горизонт планирования

Что было. Долгосрочное планирование отсутствовало. Для прогнозов нужен был финансист с опытом бюджетирования, которого не было.

Что стало с Аспро.Финансы.

• бюджетирование для компаний, юрлиц и проектов;
• прогноз ДДС и ПиУ;
• контроль план/факт, выявление расхождений, оптимизация расходов и корректировка плана.

Структурированная и актуальная информация о финансах

Что было. Отчеты из таблиц не соответствовали стандартам управленческого учета: цифры часто недостоверны, операции попадали в отчеты с задержкой, прибыль считалась без разделения на статьи, денежный поток не делился по инвестиционной и финансовой деятельности.

Что стало с Аспро.Финансы.

• отчеты ПиУ и ДДС формируются автоматически;
• данные полные, корректные и актуальные;
• финдиректор контролирует расходы, издержки, ФОТ;
• на рабочем столе виджеты с ключевыми показателями.

К какому результату пришла команда

Через месяц после внедрения:

• полный отказ от Excel и Google-таблиц, данные импортированы;
• структурированная работа, сотрудники вносят данные по инструкции;
• время на сбор данных сократилось на 90%;
• автоматизация отчетности: сводные и отдельные отчеты формируются сами.

Планы: интеграция с 1С для автоматического попадания счетов и актов в бухгалтерский учет.