Кейс Аспро.Cloud: как маркетинговое агентство заменило 7 систем одной платформой

Работа с множественными платформами — распространенная проблема растущих IT-компаний. Когда бизнес развивается, накапливается «зоопарк» из разных сервисов: одна система для задач, другая для клиентов, третья для финансов. Результат предсказуем — хаос в процессах и потеря контроля над проектами.

Агентство интернет-маркетинга Directline с 15-летним опытом столкнулось именно с такой ситуацией. Команда из 40+ специалистов работала с крупными клиентами вроде 2GIS и Borjomi, но эффективность страдала из-за распыленности инструментов. Рассмотрим, как техническому директору Наталье Штанюк удалось решить эту проблему за 3 месяца.

Проблема: когда систем слишком много

В Directline одновременно использовали несколько различных платформ:

Redmine для работы с постановкой и отслеживанием задач;

популярную CRM-систему для сбора и контроля заявок клиентов;

бухгалтерскую программу для учета финансов;

Slack в качестве корпоративного мессенджера;

Google Таблицы для фиксирования информации.

Специфика агентства усложняла ситуацию. Для одного заказчика могли параллельно выполняться несколько услуг — SEO-продвижение, контекстная реклама, SMM. При этом большинство услуг носило абонентский характер без четких дедлайнов.

Мы можем оказывать одному заказчику параллельно несколько услуг, то есть одновременно у нас идет несколько процессов. Поэтому требовалось контролировать работу не только в разрезе предоставляемых возможностей, но и цельно по проекту. При этом большая часть услуг абонентская из-за неточной даты завершения работы, поэтому важно было организовывать работу спринтами по одному месяцу, — объясняет Наталья Штанюк.

Ключевые проблемы множественных систем:

Информация о клиенте разбросана по разным платформам
Невозможность видеть полную картину проекта
Сложности с отслеживанием рентабельности
Путаница в задачах и их статусах
Неэффективный онбординг новых сотрудников

Поиск решения: что действительно нужно бизнесу

Перед выбором новой системы команда провела внутренний опрос сотрудников. Определили критически важные требования:

Управление проектами:

Единое хранилище информации о клиенте и всех связанных проектах
Возможность работать с комплексными проектами, состоящими из нескольких направлений
Гибкие инструменты планирования — личного и проектного

Финансовый контроль:

Расчет рентабельности каждого проекта
Разделение оплачиваемых и неоплачиваемых часов
Контроль бюджета в режиме реального времени

Клиентский сервис:

Предоставление заказчикам доступа к информации по их проектам
Прозрачность выполняемых работ

Техническая гибкость:

API для интеграций с внешними сервисами
Возможность автоматизации рутинных процессов
Удобный интерфейс для быстрого освоения

Благодаря такому функционалу, мы также хотели облегчить жизнь новым специалистам, чтобы им было проще включаться в работу. В перспективе это позволит нам масштабироваться и не потерять в качестве работы, — добавляет технический директор.

Анализ вариантов: почему выбрали Аспро.Cloud

Когда мы обратились к Аспро.Cloud, то обратили внимание на интуитивно понятный интерфейс. После оценки инструментов и функционала мы поняли, что CRM-система на 90% соответствует нашим ожиданиям, и в ней можно организовать работу сразу после внедрения, — рассказывает Наталья Штанюк.

Решающие факторы выбора:

Готовые интеграции с почтой и телефонией
Подключение к банкам и 1С для автоматизации документооборота
Встроенный учет времени с разделением на оплачиваемые/неоплачиваемые часы
API для подключения внешних сервисов
Качественная техподдержка

Процесс внедрения: поэтапный переход

Миграция заняла 3 месяца и проходила в два основных этапа.

Первый этап: базовая настройка

Настройка CRM-модуля

Перенесли все сделки из предыдущей CRM, настроили интеграции с телефонией, почтой и веб-формами сайта. Менеджеры по продажам первыми начали работать в новой системе.

Организация проектов и задач

Объединили все задачи на общей канбан-доске. Использовали теги для группировки по направлениям работы. Создали шаблоны типовых проектов и добавили пользовательские поля для детализации.

Интеграция с 1С:Бухгалтерия

Настроили автоматическую выгрузку счетов и актов для бухгалтерии. Скорректировали внутренние процессы обработки документов.

Планирование и календарь

Перенесли в систему бронирование переговорных, планирование отпусков и личные мероприятия сотрудников.

Второй этап: продвинутая автоматизация

Аналитика через API

Настроили выгрузку данных по проектам, задачам и отчетам. На базе этих данных построили дашборды в внешней дата-студии для углубленной аналитики.

Система планирования загрузки

Создали инструменты для контроля загрузки технического отдела и мониторинга выполнения отчетов.

Клиентские кабинеты

Через API организовали доступ заказчиков к информации о ходе выполнения их задач в рамках личных кабинетов.

Результаты: что получила компания

Через год работы с системой результаты впечатляют:

Операционная эффективность:

Вся информация о клиентах и проектах хранится в одном месте
Упрощен онбординг новых сотрудников
Стандартизированы процессы работы с проектами

Финансовый контроль:

Прозрачность рентабельности каждого проекта
Четкое разделение оплачиваемого и неоплачиваемого времени
Автоматизация документооборота с бухгалтерией

Клиентский сервис:

Заказчики получили доступ к информации о своих проектах
Повысилась прозрачность выполняемых работ

Система Аспро.Cloud удовлетворила большинство наших запросов, которые были необходимы в нашей работе. Функционал системы позволил быстро закрыть ключевые задачи с помощью настройки модулей, которая не составила большого труда. Отдельно хочу отметить важный плюс — это техническая поддержка, где можно задавать уточняющие вопросы для исправления ошибок в системе. В дальнейшем планируем более глубокое использование платформы для автоматизации процессов, — подводит итоги Наталья Штанюк.

Выводы для других компаний

Опыт Directline показывает: переход от множественных систем к единой платформе — это не просто техническое решение, а стратегическое преобразование бизнеса.

Ключевые принципы успешного внедрения:

Проведите аудит текущих процессов — опросите команду о реальных потребностях, а не только руководство.
Выбирайте систему с готовым функционалом — доработки должны быть минимальными.
Планируйте поэтапное внедрение — не пытайтесь перенести все сразу.
Учитывайте специфику бизнеса — особенно важно для сервисных компаний с абонентской моделью.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время