Сентябрь — время возвращения из отпусков и погружения в рабочие процессы. Встречи снова заполняют календари, а количество дистанционных встреч (созвонов) растет с каждым днем. Но опросы показывают, что большая часть совещаний не приносит пользы, а только отнимает время.
По данным исследования Atlassian, проведенного среди 5 000 специалистов на четырех континентах, встречи — один из главных барьеров продуктивности. 72 процента из них неэффективны: нет четкой цели, не появляется окончательных решений, а итог мог бы уместиться в одном письме. И это потому, что многие совещания закрывают корпоративный ритуал, а не задачу. Вместо встречи часто отлично справляются обычные сообщения в чате или электронное письмо.
Четыре типа встреч, от которых стоит отказаться первыми
1. Статус-отчет: «Как дела по задаче?»
Встреча на пять-десять минут, ради которой собирается несколько человек. Каждый по очереди рассказывает, что сделал. Заменяется коротким сообщением в трекере задач или рабочем чате: кто что сделал, что блокирует, что делаем дальше. Это экономит время всех участников и позволяет сосредоточиться на реальной работе.
2. «Надо обсудить документ»
Встреча, где все уткнулись в ноутбуки и вместе молча читают одно и то же. Комментарии прямо в документе работают лучше: каждый читает в своем темпе и пишет мысли по месту. Это сокращает время на обсуждение и делает его более осмысленным.
3. «Принять простое решение»
Совещание, на котором основной вопрос звучит как «согласовываем дизайн кнопки» или «кто возьмет эту задачу». Достаточно короткого сообщения с вариантами и дедлайном на ответ. Решение принимается быстрее, а участники не тратят время на обсуждение очевидных вещей.
4. «Чтобы держать всех в курсе»
Информационная встреча без повестки и без решений. Хорошо заменяется коротким письмом или постом в рабочем чате, который каждый читает в удобное время. Так информация доходит до всех, но не отнимает время у тех, кому она не нужна прямо сейчас.
Почему это важно
Исследования показывают: после прерывания человеку требуется до 20–25 минут, чтобы вернуться к исходному уровню концентрации. Каждое лишнее совещание — это не только 30–60 минут в календаре, но и потеря еще нескольких десятков минут, когда участники переключаются и возвращаются в рабочий фокус.
Когда встречи все же нужны
Это не значит, что все встречи бесполезны. Живое обсуждение незаменимо там, где важна реакция в моменте: мозговой штурм, сложные конфликты, решения с высокой неопределенностью. Но такие встречи должны быть исключением, а не правилом.
Как это работает в SSP SOFT
В SSP SOFT при работе с распределенными командами и несколькими проектами одновременно асинхронная коммуникация — необходимость. Наши специалисты работают в разных часовых поясах и на разных проектах, поэтому умение передать мысль текстом четко и по делу становится таким же важным навыком, как и технический стек.
Больше экспертных материалов для ИТ-специалистов — в наших каналах:
💬 Telegram
📱MAX
У меня был похожий опыт, выводы очень близкие. Спасибо за подробности.
Не со всем согласен, но аргументы сильные. Было бы интересно увидеть продолжение.
Хорошо разложено по шагам, стало понятнее, где обычно теряется время.